[사무직 실무 가이드 3] 왜 워드를 써야 하는가? 워드 변경내용 추적, 서식 복사, 비교본 작성

 

 

사무직, 계약직에게 워드는 뗄래야 뗄 수 없는 프로그램이다. 유용하고 안 하고를 떠나서 그냥 안 쓸 수가 없다.  

 

물론 당신이 공무원이나 공공기관 종사자라면 불행하게도 워드보다는 한글을 더 많이 써야할 수도 있다(왜 한글이 워드보다 떨어지는 프로세서인지는 다음에 따로 포스팅하겠다).  하지만 아마도 대부분의 직장인들은 마이크로소프트 워드를 주로 사용하게 될 것이다.

 

이하에서는 워드의 기능 중 사람들이 잘 쓰지 않지만, 당신이 알아두면 반드시 유용한 기능 몇 가지를 소개한다.

 

변경내용 추적 기능

 

상대방과 문서를 주고 받다 보면, 가끔 상대방이 이런 식으로 수정을 해 오는 것을 본 적이 있을 것이다.

 

이런 내용을 봤을 때 당신의 반응은 크게 3가지이다:

반응 1. 뭐 어쩌라고? 쿨하게 상대방이 어떤 식으로 수정했든 나는 그냥 수정한다.  수정한 내용을 못 알아채면 상대방 잘못이지 뭐.

반응 2. 상대방이 한 것처럼 수정하거나 삭제한 내용에는 빨간 색 글씨와 삭선을 그어 표시해서 성의를 보여준다.

반응 3. 변경내용 추적 기능을 킨다.

명백하게도 반응 1과 반응 2는 정답이 아니다.  이 기능은 '변경내용 추적'이라고 해서 문서에서 변경된 내용을 자동으로 정리해 주는 기능이다.

워드의 '검토' 탭에서 '변경 내용 추적'을 누르고 수정 작업을 하면 위와 같이 자동으로 워드가 변경내용에 삭선과 다른 글씨색을 부여해 준다.  이제 제발 워드에 삭선 긋고 빨간 색 칠해서 상대방을 아연실색하게 만들지 말자. 

 

 

비교본 작성 기능

 

만일 상대방이 상남자(하지만 상대방은 배려할 줄 모르는)라면 변경내용 추적 기능 따위 쓰지 않고 그냥 수정할 수도 있다.  이 경우엔 수정한 내용이 워드를 까 봐서는 전혀 나타나지 않기 때문에, 원래대로라면 마지막 버전과 상대방이 보낸 버전을 일일히 수동으로 대조해야 할 수도 있다.

 

그러나 워드는 그렇게 호락호락하지 않다.  워드의 '검토' 탭에서 '비교'를 눌러보자.

 

여기서 '비교'를 누른다. 

 

그러면 이렇게 두 버전의 워드 문서를 넣을 수 있는 칸이 나온다.

여기에서 비교하려고 하는 두 문서를 넣어주면 자동으로 위의 변경내용 추적 기능을 킨 것처럼 두 문서의 상이한 점을 비교해 준다.

 

 

 

위 변경 내용 추적 기능과 워드 비교본 작성 기능은 여러 버전의 계약서를 관리해야 하는 계약 실무자로서 필수적으로 알아둬야 할 기능이다.

 

그 외에도 워드에 알아두면 유일한 기능들은 일전 포스트를 참고:

업무 팁 - 워드 활용 꿀팁(1): 서식 복사, 변경내용 추적 기능 활용하기

업무 팁 - 워드 활용 꿀팁(2): 변경내용 추적 기능 심화, 문서 정보 삭제 등

글자는 제외하고 오로지 서식만을 따서 붙여넣는 서식복사 기능이나, 설정해 두면 자동으로 목차를 만들 수 있는 개요 수준 설정 기능도 알아두면 무척 편리하니 참고하도록 하자.