업무 팁 - 워드 활용 꿀팁(2): 변경내용 추적 기능 심화, 문서 정보 삭제 등

 

 

 

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변경내용 추적 기능이 필요한 이유

 

저번 포스트에서 변경내용 추적 기능에 대해 잠깐 알아보았었다. 

업무 팁 - 워드 활용 꿀팁, 숨겨진 기능들 활용하기 (1)

 

이 기능은 여러 명의 검토자가 하나의 문서를 놓고 수정할 때 매우 유용한 기능이다.  

물론, 최근 사람들은 구글독스를 이용해 여러 명이 문서를 동시에 편집하는 것을 더 선호하기는 한다.  그러나 다음 세 가지 이유 때문에 구글독스의 동시 작업이 필요한 상황은 워드의 변경내용 추적 기능을 사용해야 할 상황과는 차이가 있다.

 

(1) 구글독스는 기본적으로 누가 무엇을 수정했는지 정확히 알아보기 어렵게 되어 있다.  문서에 '제안' 기능을 이용해 유사한 효과를 거둘 수 있긴 한데, 워드의 변경내용 추적 기능처럼 명확하게 검토자의 수정사항을 알아보기는 어렵다.

 

(2) 구글독스는 동시에 편집이 가능하다는 장점이 있지만, 한 계약서를 두고 두 회사가 밀당을 하는 경우에는 우리 쪽의 수정사항에 대한 전략이 실시간으로 상대방에게 공개된다는 위험이 있어 함께 작업하기에는 적합하지 않다. 

 

(3) 기본적으로 구글독스는 느리다(...) 한 10페이지 안쪽이라면 크게 느껴지지 않지만, 그 분량을 넘어가면 문서 열람 속도 자체가 현저히 느려지기 시작해서 큰 볼륨의 계약서 작성에는 적합하지 않다.

 

그렇기 때문에 결국 특히 상대방이 있는 문서를 작업할 때에는 변경내용 추적 기능을 사용할 수밖에 없을 것이다. 

 

 

변경내용 추적 - 검토자 구별

 

 

검토 - 변경내용 추적 부분의 항목을 보면, 아래에 '추적'이라고 추가 메뉴를 열 수 있는 탭이 있다.

 

탭을 클릭하면 위와 같은 변경 내용 추적 옵션이 뜬다.  

 

일단 위의 '표시' 부분을 보자. 이 부분은 변경 내용이 있을 때 어디까지를 워드에 '표시'해줄지를 묻는 내용이다.  즉, 현재 체크가 되어 있는 변경내용들은 모두 추적하여 표시를 해 준다.  여기서 '삽입 및 삭제'에 체크를 해제하면, 워드 내에서는 삽입 및 삭제 내역을 변경내용 추적으로 표시해서 보여주지 않는다.

 

주의할 것은, 이 옵션은 어디까지나 '표시'를 해 주지 않는 옵션에 불과하다는 점이다.  만일 당신이 다시 여기에서 '삽입 및 삭제'에 체크를 넣으면, 삽입 및 삭제한 변경내역을 다시 그대로 보여준다.  이 체크박스들을 해제한다고 변경내용 추적을 중단하는 것이 아니다. 단지 보여주지만 않을 뿐이다.

 

그 다음에는 아래 쪽의 '사용자 이름 변경'을 들어가 보자.

여기에도 여러 가지 옵션이 있는데...붉은색으로 마킹한 부분만 보자.

 

여기서는 검토자의 이름을 변경할 수 있다(실제로는 현재 '이용자' 닉네임을 바꾸는 칸이므로, 사실 여기서의 이름을 바꾸면 변경내용 추적을 할 때 뿐만 아니라 메모를 달 때도 작성자 이름이 달라진다).  

 

기본적으로 변경내용 추적 기능은 검토자의 이름에 따라 검토 색상을 달리 표시한다.  여러 명의 검토자가 각자 수정한 부분을 구분하여 표시하고 싶을 때, 이 기능을 이용해 검토자를 구별해 두면 나중에 알아보기 쉽다.

 

 

이렇게 검토자를 이름으로 구분하면 변경내용의 색상 자체가 달라지고, 커서를 가져다 대면 각각 누가 언제 수정했는지에 대한 정보를 확인할 수 있다. 

 

 

변경내용 추적 - 서식 추적 끄기

 

변경내용 추적 기능을 키면, 내용 뿐만 아니라 서식이 어떻게 변경됐는지까지 표시해 준다.

 

그런데 대부분의 경우 사실 서식이 어떻게 변경됐는지는 사람들의 관심사가 아닐 가능성이 높고, 서식의 변경내역을 추적한답시고 덕지덕지 뭔가 잔뜩 달라붙어 가시성을 해치는 경우가 많다.

 

나중엔 이렇게 뭐가 뭔지 더 알아보기도 어려워진다.

 

이 때 다시 검토-변경내용 추적의 '추적' 탭을 열어보자.

여기에서 고급 옵션을 클릭한 뒤,

'서식 추적' 기능을 꺼주면 문서의 변경된 내용은 추적하면서도 귀찮은 서식 추적을 영원히 꺼버릴 수 있다.

 

 

문서 정보 검사 - 작성자 이름 삭제하기

 

워드의 파일 - 정보 탭으로 들어가면, 

 

아래와 같이 '만든 이'와 '마지막으로 수정한 사람'이 나타난다(그림 오른쪽 하단).

사실 사내 문서면 누가 만들었는지 아무래도 상관 없겠지만, 예를 들어 계약서를 어디서 구글링해서 대충 따왔거나, 다른 회사의 서식을 가져다가 적당히 고쳐서 만들었다면 이 만든 이 정보가 남아 있는 것이 조금 창피할 수 있다.

(중요한 업무상 계약서인데, 만든 이가 '비즈폼 서식'이라고 저장되어 있다고 생각해 보라. 상대방은 그걸 보면 중요한 계약서를 직접 만들거나 변호사를 통해 만들 능력이 없어 대충 어디서 서식을 긁어왔다고 생각할 것이다...

 

이런 경우를 위해 어디선가 흘러흘러 떠내려온 서식의 경우 한번 '만든 이' 정보를 초기화해 둘 필요가 있다.

 

위 '정보'탭을 누르면 나온 화면에서, 문제 확인 - 문서 검사 메뉴를 클릭해 보자.

여기서 '검사'를 누르면, 아래와 같이 검사 후 정보를 알려준다.

이 중 위 '문서 속성 및 개인 정보'를 '모두 제거'해 주자.

 

그러면 위와 같이 만든 이와 최종 수정자가 모두 리셋되는 것을 알 수 있다.

 

그런데 이와 같이 한번 리셋을 하고 나면, 변경내용 추적 기능을 사용해도 검토자를 모두 '만든 이'라는 이름으로 통일해 버린다.

 

다시 검토자명이 제대로 구별되서 나오게 하려면, 위 '문서 검사' 탭의 맨 아랫줄에 새로 생긴 항목, "이 정보가 파일에 저장되도록 허용"을 클릭하면 된다.

 

이 경우 다시 각각의 수정자들이 각자의 이름으로 변경내용 추적을 사용할 수 있도록 해 준다.

 

 

정리해 보자.

 

1. 변경 내용 추적시, 사용자 이름 변경 기능으로 검토 색을 달리할 수 있다.

2. 변경 내용 추적 - 고급 옵션에서 서식 추적 기능만을 끌 수 있다.

3. 파일 - 정보 - 문서 검사 - 문서 속성 및 개인 정보 - 모두 제거 기능을 통해 워드에 저장된 만든 이와 수정자 정보를 모두 리셋할 수 있다.