업무 팁 - 워드 활용 꿀팁(1): 서식 복사, 변경내용 추적 기능 활용하기

 

 

 

우리는 일하면서 워드를 많이 쓰게 된다.  보고서를 작성할 때도 있고, 계약서를 작성할 때도 있고, 혹은 그냥 딴 짓하면서 일기를 쓰기 위해 쓸 때도 있다.

 

하지만 우리가 워드에서 사용하는 기능의 대부분은 기껏해야 글씨 크기를 늘리거나, 정렬 방식을 왼쪽에서 가운데 정렬로 바꾸는 정도의 수준이다.  

물론 이 정도로도 당연히 문서작업에 아무런 지장은 없다.  그렇지만 워드는 기본적으로 나 혼자 보는 문서가 아니라 여러 사람이 보기 위한 문서를 작성하기 위한 목적의 프로그램이다.  실제로 워드로 작성한 문서를 나 혼자만 보게 되는 경우는 드물다.

 

그렇다면 나와 함께 작업하는 사람들을 위해 이 문서를 열람하는 것을 보다 쉽게, 그리고 내가 나타내고자 하는 것을 명확하게 드러낼 수 있는 방법은 없을까? 

 

오늘은 Microsoft word를 사용하면서 못 보고 지나칠 수 있는 워드 꿀팁 몇 가지를 소개해 보고자 한다.

(워드 변경내용 추적, 워드 서식 복사, 워드 목차, 워드 비교본)

 

 

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개요 수준 설정

첫 번째는 개요 수준 설정이다.  이 기능은 내부적으로 각 단락의 계층을 나눠 주는 역할을 한다.

 

특정 단락을 선택한 후, '홈' 메뉴의 '단락' 탭을 클릭한 후 개요 수준을 원하는 수준으로 설정해 주면 된다.  수준 1이 가장 높고 숫자가 높아질수록 계층이 점점 낮아진다.

 

이 기능은 물론 여러 가지 의미가 있긴 한데, 가장 편리한 활용방법은 이렇게 계층을 설정해서 나중에 '보기' 기능으로 단축키처럼 활용할 수 있다는 것이다. 

 

예를 들어보자.  위 화면에서 '대제목' 글자 부분은 수준 1을, 각각의 '소제목' 부분은 수준 2를 적용해 보도록 하겠다.

 

그리고 나서 '보기' 탭의 '탐색 창' 부분을 클릭해 선택해 보자.

 

그림과 같이 왼쪽에 계층별로 자동 목차화가 이뤄지는 것을 알 수 있고, 각 '소제목' 등을 클릭하면 문서의 해당 위치로 바로 이동할 수 있다.

 

 

목차 삽입

 

위 개요 수준을 설정한 다음에는, 자동 목차 작성 기능도 사용할 수 있다.

 

즉, 위에서 살펴본 바와 같이 탐색 창에서 목차를 확인할 수 있는 외에도, 실제 문서에도 자동으로 목차를 생성할 수 있는 것이다.

 

원하는 위치의 개요 수준들을 설정한 뒤, '참조' 탭으로 가보자.

 

맨 왼쪽의 '목차' 탭에서 '자동 목차' 버튼을 클릭해 주면,

 

 

커서가 놓여 있던 위치에 자동으로 목차가 생성된다.

 

만일 문서 작업 중에 페이지 수 등이 바뀌거나 제목을 수정할 경우에는, 위 목차를 수정하지 말고 위의 '목차' 버튼 옆 '목차 업데이트'를 누르면 자동으로 수정사항을 반영해 목차를 수정해 준다.

 

 

워드 서식 복사

서식 복사 기능은 어느 특정 단락의 서식(글자체, 글자 크기, 위에서 말한 개요 수준, 정렬 상태 등 해당 단락의 모든 글꼴/단락 관련 정보)을 다른 단락으로 그대로 붙여 넣는 기능이다.  

이는 '서식'을 붙여넣는 기능이지 내용을 옮기는 기능이 아니므로, 복사할 때 내용까지 덮어씌워질까봐 걱정할 필요는 없다.

 

첫 번째 방법: 복사하고 싶은 서식이 있는 문단에 커서를 놓은 뒤, '홈' 메뉴의 '서식 복사' 아이콘을 클릭한다.

그러면 마우스 커서가 붓 모양으로 바뀌는데, 그 때 복사한 서식을 덮어씌우기 싶은 부분을 드래그하여 선택하면 된다.

 

두 번째 방법: 복사하고 싶은 서식이 있는 문단에 커서를 놓고, Ctrl+Shfit+C 를 누른다(서식 복사). 

그 후 복사한 서식을 덮어씌울 부분을 드래그하여 선택한 후, Ctrl+Shfit+V 를 누른다(서식 붙여넣기).

 

 

워드 변경내용 추적

 

가끔 계약서 등을 상대방과 주고받으면서 수정할 때, 삭선 같이 것이 죽죽 그인 상태로 오고가는 것을 본 적이 있을 것이다.

 

이는 워드의 변경 내용 추적 기능을 사용한 것이다.  이 기능을 사용하면 수정 내역을 내가 일일히 빨간 글씨나 삭선 등으로 표시해 줄 필요가 없이 자동으로 내가 수정한 내용(심지어 서식을 수정한 내역까지 표시해 준다)을 트래킹해서 알려 준다.

'검토' 탭의 '변경내용 추적' 기능을 킨 후 기존의 내용을 삭제하거나 덧붙히는 등 수정해 보자.  아래 입력창에서 볼 수 있듯 자동으로 삭선이 그어지면서 수정한 내역이 표시되는 것을 볼 수 있다.

 

 

워드 비교본 작성

 

상대가 저렇게 변경내용 추적 기능을 사용해서 알기 쉽게 뭘 수정해 왔는지 알아보기 편한 경우도 있지만, 상대방이 일머리가 없고 예의는 더더욱 없어서 수정 내용을 일일히 다 뜯어보지 않으면 알 수 없게 수정본을 갖고 오는 경우도 있을 것이다.

또는, 상대방이 수정 내역을 알려 주기는 했지만 상대방이 너무 못 믿을 인간이어서 진짜로 수정한 내역이 뭔지 대조를 해 보고 싶을 수도 있다(?) (하지만 이런 인간 정도 되면 그냥 거래를 하지 말자...)

 

이 때 사용할 수 있는 기능이 워드의 비교본 작성 기능이다. '검토' 탭의 '비교'를 눌러보자.

 

비교를 누르면 이렇게 원본 문서와 비교대상 문서를 지정하라는 창이 나온다.

 

각각의 파일을 불러온 후, 확인을 누르면 된다.  '변경 내용에 지정할 레이블'이란, 수정자를 뭐라고 표시하면 될지 물어보는 칸이다. 그냥 아무 이름 또는 실제 수정자의 이름을 쳐넣으면 된다.

 

그러면 이렇게 알아서 두 문서의 차이점을 찾아서, 아까의 변경내용 추적 기능을 켠 상태처럼 수정 내역을 알 수 있게 알아서 표시해 준다.

 

이와 같은 비교본 문서는 아예 별개의 문서로 새로 열리기 때문에, 이 비교본을 그대로 보존하려면 별도의 파일로 따로 저장해 두면 된다.  만일 상대방이 수정했다고 주장했던 내역과 이 비교본의 내용이 다르다면, 워드가 우리를 속일 리는 없으니 이 비교본을 들이대면서 어따 대고 장난질이냐며 호쾌하게 비난해 주면 된다. 

 

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이상 몇 가지 알아두면 편한 워드 부가 기능들을 알아보았다.

 

물론 이게 끝은 아니다.  다음 포스트에서는 조금 더 구체적으로 각 기능을 다루는 방법과 추가적인 다른 기능들을 소개해 보도록 하겠다.  

 

업무 팁 - 워드 활용 꿀팁(2): 변경내용 추적 기능 심화, 문서 정보 삭제 등