[사무직 실무 가이드 4] 업무상 이메일 쓰는 법

 

자, 이제 아웃룩을 다 세팅했다면 이메일 자체의 환경을 세팅해 볼 차례다.

[계약 실무 가이드 2] 업무 환경을 세팅해 보자! 아웃룩 세팅하

이메일을 읽고 쓰는 환경(=아웃룩)을 세팅해 두었으니, 이제 그 내용물을 고민해야 한다.

 

 

이메일 인사말 : 상대방의 이름과 직함을 불러라

 

업무상 이메일을 쓸 때는 서두에 상대방의 성명+직함을 먼저 부르는 것이 좋다.

 

이렇게 하는 이유는 다음과 같다:

1. 수신인이 여러 명일 수도 있으므로, 그 중 특히 이 이메일에 주의해야 할 한 사람을 지정하기 위해

2. 상대방의 직함을 자신이 잘 기억하고 있다는 점을 어필하기 위해

내 이름을 불러줘

그니까 초록 옷 입은 애가 젤다라는 거지?

누군가 당신의 이름을 잘못 부르면 기분이 나쁠 것이다.  상대방도 마찬가지다.  그리고 인사말조차 없이 바로 본론으로 들어가면 상대방은 무례하다고 느낄 수도 있다.  

 

지리멸렬한 안부인사나 사담은 생략해라

 

가끔 바로 용건을 이야기하는 것은 무례하다고 생각해서 이런저런 지리멸렬한 사담을 하다가 용건을 이야기하는 사람들이 있다.

 

하지만 이메일은 카카오톡이 아니다.  이메일로 용건을 보낸다는 것 자체가 그 안건이 매우 중요하다는 의미이고, 그렇게 중요한 안건을 협의하는 사람들은 항상 신경이 곤두서 있게 마련이다.

 

그런데 그 이메일에서 빨리 용건을 확인해야 하는데 날씨 얘기며 형식적인 안부 인사가 이어진다면 상대방은 친근하게 느끼기보다는 오히려 불편해 할 가능성이 높다. 

 

용건만 간단히! 이메일은 카톡이 아니다.

 

 

가능하다면 이메일을 확인했다는 답신을 해라

 

이메일은 카톡과 달리 읽어도 없어지는 '1'이 존재하지 않는다.  

야

그러면 상대방으로서는 내가 이메일을 읽었는지, 읽었다면 언제 회신할 것인지 궁금할 수밖에 없다.

 

물론 일부 메일 서비스의 경우 상대방 수신 여부 확인 기능이 있기는 하다.   하지만 그러한 기능은 불완전한 경우가 대부분이고, 심지어 해당 기능을 지원하지 않는 경우도 많다.  

 

따라서 업무상 메일을 받았을 때는 간단하게라도 받아 보았다고 회신하면서, 대략 언제까지 정식 회신을 줄 수 있을 것 같다고 답변을 하는 것이 좋다(예: ㅇㅇ님, 잘 받아 보았습니다.  내일 모레까지 답변 드리도록 하겠습니다).

요청을 한다면 공손하게 그러나 취지는 명확하게 전달해라

내가 무언가를 해 주는 입장일 수도 있지만, 많은 경우 우리는 상대방에게 무언가를 요청하거나 부탁해야 한다.  

아 다르고 어 다른 한국어의 특성상, 뭔가 부탁하거나 요청을 할 때는 "~해 주십시오"나 "바랍니다" 등 보다는 "~을 부탁 드립니다" 또는 "~해 주시면 감사하겠습니다"라고 표현하는 것이 좀 더 공손한 뉘앙스를 줄 수 있다.  

 

단순히 '약해 보이지 않기 위해' 강한 어투를 고집하는 사람들도 물론 있다.  약하게 보이면 업신여김을 당한다고 당신을 가르치는 사수도 있을 것이다.

 

하지만 일단 강하게 지르기 전에 다음과 같은 사항들을 고민해 보자.

1. 누가 요청을 하는 것인가?

2. 내 요청은 정당한가? 즉, 상대방은 내 요청을 반드시 받아줘야 할 이유가 있는가? (예: 완벽한 갑을관계, 상대방의 명백한 실수)

3. 이런 요청을 하게 된 데에 나의 잘못은 없는가? (예: 내가 했어야 하나 내가 해당 분야를 잘 모름, 나의 실수로 인해 발생한 추가 업무)

 

물론, 내가 완벽한 갑을관계 중 갑의 위치에 있어서 내가 뭐라고 지X을 하든 상대방은 받아줘야만 하는 경우가 있을 수도 있다. 

그러나 이러한 경우는 매우 드물고,  또 설령 그런 경우라 해도 사람 일이라는 게 모르는 것이다.  절대로 현재의 위치가 영원할 것이라고 믿지 마라.  위치는 계속해서 변하고 사람도 변한다.  

 

 

 

요청을 거절할 때는 가급적 외부의 피치 못할 사유를 이유로 들어라

 

그럼 반대로 내가 요청을 받는 입장이라고 생각해 보자.  요청을 들어주면야 좋겠지만, 받아주기 어려운 경우도 분명 있을 것이다.

 

이럴 때는 물론 사실 그대로 이야기하는 것도 좋지만, 상대방이 좀 더 받아들이기 편하게 전달할 수 있도록 표현 방법을 생각해 볼 필요가 있다.

 

먼저, 그냥 안 된다고 하기보다는 하기 어려운 이유에 대한 설명을 곁들이는 편이 좋다.  그냥 '안 된다'라고 하는 건 '너는 이유 따윌 들을 필요도 자격도 없으며 그 이유도 타당할 필요도 없기 때문에 그냥 내가 안 된다면 안 되는 것이다'고 읽힐 가능성이 매우 높다.  따라서 이건 완벽한 갑들만 할 수 있는 소통방식이고, 대부분의 경우 나는 완벽한 갑이 아니다.  

 

설명을 할 때에는 요청을 받아들일 수 없는 이유가 내 개인적인 사정 때문인 경우 이를 곧이곧대로 알려주기보단 외부의 사유를 근거로 들자.  물론 나는 나에게 가장 소중하고 중요한 존재지만 애석하게도 대부분의 경우 상대방은 그렇게 생각하지 않기 때문이다. 

 

'내가 휴가를 가야 해서', '내가 감기에 걸려서' 해 줄 수 없다는 것은 물론 타당한 사유지만, 아직도 우리 사회엔 '휴가가기 전에 (당신이 야근을 해서)해놓으면 안되냐', '(감기 정도는 좀 참고)급한데 좀 먼저 해주면 안되냐'라고 생각하는 사람이 너무 많기 때문이다.

이런 사람들이 옳고 그르고를 떠나서 어쨌든 이런 이상한 사람들과도 참고 해야 하는 것이 일이다.  그러니 차라리 처음부터 저런 생각을 하지 못하도록 외부의 사정을 이유로 대는 것이 가장 좋다. 

특히, 여기에서 '현재 우리 팀원이 결원이라 일이 많다' 또는 '다른 프로젝트도 병행 중이어서 시간이 촉박하다' 등등은 올바른 거절 사유가 될 수 없다.  이런 식으로 대응하면 '네 그 다른 프로젝트만 중요하고 내 일은 중요하지 않다는 것이냐'고 꼬아 듣는 사람이 분명 생기기 때문이다. 

 

또한, 확정적으로 '안 된다'라고 딱 자르기보다는 '~한 이유로 어려울 것 같다' '~해서 위험성이 있다'와 같이 유보적인 표현을 쓰는 것도 한 방법이다.  결론은 똑같지만 상대방은 딱 잘라서 철벽 거절을 당했다는 기분은 덜 느끼게 된다.

 

결국 누군가의 요청을 거절할 때 요지는 다음과 같다:

(1) 그냥 거절하기보다는 가능한 한도 내에서 불가능한 이유를 설명한다

(2) 이유를 설명할 때에는 내 자신의 사유보다는 외부의 내가 어쩔 수 없는 객관적인 사유를 든다

(3) 확정적으로 '안 된다'라고 하기보다는 ~해서 어려울 것 같다와 같이 유보적인 표현을 사용한다