[사무직 실무 가이드 6] 메일 분류하기

 

 

 

자, 이제 메일을 보내는 매너도 잘 숙지했고, 아웃룩에도 익숙해졌다.

[사무직 실무 가이드 5] 이메일 서명 세팅하기

[사무직 실무 가이드 4] 업무상 이메일 쓰는 법

이제 내 메일계정으로 오고가는 이메일을 읽어볼 차례다.

 

그런데...

그야말로 아수라장이 된 이메일 체인.

 

특히 뭔가 급하게 돌아가는 일이 있거나, 관여된 당사자가 많은 이메일의 경우 워낙 자주 돌다 보니 점점 쌓여 가는 이메일을 다 따라가며 읽기도 벅찰 때가 있다.

 

그럴 때를 위해 일단 아웃룩에서의 이메일 자동 분류 기능과 이메일 수동 분류 방법을 알아보도록 하자.

 

 

아웃룩 이메일 규칙 설정

먼저 분류하고 싶은 이메일을 선택한 후, 상단의 '규칙' 탭을 눌러보자.

'규칙 만들기' 클릭!

(1) 보낸 사람과

(2) 메일 제목에 들어간 특정한 키워드

(3) 받는 사람을 기준으로 각각 분류 규칙을 만들 수 있다.

 

좀더 간이하게 특정 발신인으로부터 오는 메일은 아예 특정 폴더로 분류하도록 지정할 수도 있다.

분류할 메일을 선택한 뒤, '규칙 만들기'에서 "받은 메시지 항상 자동 분류"를 클릭해 원하는 폴더를 지정하면 된다.

특정 거래처의 특정 인물로부터 수신하는 메시지나, 스팸까지는 아닌데 자주 수신되는 이벤트/행사 메일 등을 분류할 때 편리한 기능이다(아예 스팸이면 차단하면 되니까...).

 

 

 

아웃룩 이메일 수동 분류

 

아웃룩에서는 받은편지함 내 폴더를 직접 생성할 수 있다.

아웃룩에서 폴더를 생성하면, 그 폴더는 기본 메일에서도 똑같이 유지되기 때문에 유용한 기능이다.

먼저 아웃룩의 '받은 편지함'의 아래 부분 빈 곳을 우클릭해 보자.

여기에서 '새 폴더'를 클릭하면 즉시 폴더가 생성된다.

 

 

 

업무상 메일 분류에 관한 노하우

 

메일 분류를 형식적으로 하는 건 좋지만, 어떤 기준으로 분류해야 할까?

 

업무를 하다 보면 여러 종류의 수많은 이메일이 온다.  내가 꼭 참여해야 하는 중요한 이벤트에 관한 홍보 메일, 거래처로부터의 계약 관련 메일, 동료로부터의 피드백 요청 메일 등등. 그리고 거래처도 점차 늘어나니 이를 정리하지 않으면 자칫 나중에 무슨 메일이 언제 왔는지조차도 파악하기 어려워진다.

 

이를 위해 나는 주로 두 가지 기준을 활용하는 편이다.  

 

첫 번째는 일단 업무의 형태를 구분하는 것이다.

 

예를 들어 법무담당자라면 크게 계약서와 관련된 업무와, 정부기관 등 인허가 기관의 규제에 대응해야 하는 컴플라이언스 업무로 크게 업무의 성격을 구분할 수 있을 것이다.

 

일단 이렇게 두 개의 하이 레벨 카테고리를 만들어 두고 그 안에 들어갈 업무들을 분류한다.

 

두 번째 단계에서는 업무의 상대방을 기준으로 폴더를 세분화한다.

 

예를 들어 정부기관 대응 업무라고 한다면, 서울시청/공정거래위원회/고용노동부와 같은 식으로 폴더를 구분하는 것이다.  

 

세 번째 단계에서는 프로젝트 단위로 폴더를 구분한다.

 

예를 들어 고용노동부와 관련된 업무라면, 고용노동부 정기조사/근로계약서 해석 관련 질의응답/수당 미지급 관련 조사 대응과 같은 식으로 구분한 뒤 각각 해당하는 메일들을 해당하는 폴더에 구분하면 된다.

 

만일 정기조사와 같이 주기적으로 반복되나 내용은 동일한 건이라면, 앞에 연도를 붙혀 구분해 주는 것도 좋다.