[사무직 실무 가이드 5] 이메일 서명 세팅하기

 

물론 이메일의 내용을 적절히 구성하는 것은 단순히 이메일의 형식적인 면을 갖추는 것보다 중요하다.  

 

그러나 그렇다고 해서 이메일의 형식이 중요하지 않다는 것은 아니다. 

누군가를 처음 만났을 때 인사의 내용이 물론 가장 중요하지만, 내용이 좋다고 해서 물구나무를 서거나 윙크를 하면서 인사를 하는 것이 허용되는 것은 아니듯이, 이메일의 내용은 물론이고 형식 역시 상대방이 보기에 적절한 방식이어야 한다.  

 

이렇듯 이메일의 구체적 내용을 어떻게 채워 넣어야 하는지는 지난 포스트에서 이미 살펴보았으니, 이번 포스트에서는 이메일의 형식적 측면, 특히 서명을 넣는 법을 알아보기로 하자.

[사무직 실무 가이드 4] 업무상 이메일 쓰는 법

 

* 이하의 방법은 지난 포스트에서도 미리 세팅해 둔 아웃룩 환경에서의 서명 작성법을 기준으로 한다

 

아웃룩 서명 만들기

 

1. 먼저 아웃룩 좌측 상단의 '새로 만들기'를 클릭해 새 편지 쓰기 창을 띄운다. 

 

2. 새로 팝업된 새 편지 쓰기 창에서, 삽입-서명 탭을 누른다.

3. 서명 탭에서 맨 아래의 '서명' 버튼을 눌러 서명 설정 란으로 진입한다.

 

4. 서명 설정란에서 새로 만들기를 누른다.  기존 서명이 있는 경우, 해당 서명의 이름을 선택하고 편집할 수도 있지만 새로 만드는 경우를 전제로 한다.

5. 새로운 서명이 생성되면, 아래와 같이 서명 편집란에서 원하는 서명을 작성한 후 '저장'을 누르면 된다.

보통은 이메일 서명에 다음과 같은 정보를 포함한다:

 

(1) 전화번호

(2) 팩스번호(존재시)

(3) 이메일(물론 이메일로 보내니 당연히 알 수는 있지만, 형식적인 차원에서)

(4) 사무실 주소

(5) 사무실 이름

(6) (존재시)별도의 서비스/제품 이름

 

 

아웃룩 서명 선택하기

 

아웃룩에서는 위와 같은 방법으로 여러 가지 제목을 단 여러 종류의 서명을 생성할 수 있다.

 

그리고 아예 새 메일을 시작할 때나 회신할 때 각기 다른 서명을 지정할 수도 있다.

이 화면에서 '새 메시지'에는 좀더 formal하고 긴 정식 서명을, 회신/전달에는 좀더 간이한 서명을 선택하는 형태로 설정이 가능하다.

 

물론 모든 메일에 formal한 서명을 포함해도 상관 없지만, 상대방의 입장에서는 똑같은 정보를 담은 정식 서명이 너무 자주 나타나면 너무 메일체인이 길어지기 때문에 보기 불편해할 수도 있다.

 

처음 메일을 보낼 때는 정식 서명을 보내되, 향후 메일을 주고 받을 때는 서명을 생략하거나 간이 서명을 활용해 메일체인을 너무 길게 만들지 않도록 주의하자.