[계약 실무 가이드 2] 업무 환경을 세팅해 보자! 아웃룩 세팅하

 

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[계약 실무 가이드] 회사의 계약 담당자가 된다는 것

 

자, 이제 회사의 계약 담당자로 첫 발을 내딛었다.  아직도 계약서가 뭔지 내가 뭘 어떻게 검토해야 하는 건지 혼란스러운 건 마찬가지지만, 일단 시작이 반이라고 했으니 자리에 앉아 컴퓨터를 켜 본다.

 

회사 메일을 켜 보지만, 정리도 안 되있고 UI도 엉망진창이다. 

어쩌면 회사에 아예 자체 메일 시스템이 없어서 지메일을 써야 할 수도 있다. 회사의 구린 이메일보다는 나을 수도 있겠지만 지메일도 두서가 없기는 매한가지다.  게다가 첨부파일이 꼭 메일의 최하단에 달려 있는 이상한 기본 설정은 가끔 도대체 첨부가 어디있는지 한참을 찾게 만든다. 

메일이 한두통이면 모르겠는데 메일체인이 이렇게 길어지면 첨부파일이 한참을 스크롤해야 맨 밑바닥에 보이니 환장할 노릇이다

 

그리고 또 하나.

 

계약 업무를 진행하다 보면, 메일을 통해 의사소통한 내역들도 다 '합의'이고 '약속'을 이룰 수도 있다는 것을 배우게 된다.  계약서에 써 있는 것들만 계약 내용은 아닌 것이다.

 

그럴 때를 위해 메일을 위조 불가능한 형태로 백업해 두고 싶지만, 대부분의 메일은 메일체인 자체를 파일화해서 저장하는 기능을 갖추고 있지 않다.  그래서 당연히 메일 자체를 첨부하기도 어렵다.

(물론 이렇게 메일을 파일화하기 위한 꼼수가 하나 있긴 하다.  그 내용은 본 포스트 맨 밑에 따로 적겠다)

 

 

자, 이제 당신은 두 가지 필요성을 느낄 것이다.

 

1. 좀 더 깔끔한 UI로 메일을 관리하고 싶다.
2. 메일 자체를 파일화해서 따로 정리하고 싶다. 

 

이 작업들을 위해 Microsoft Outlook이 존재하는 것이다.

 

Outlook 기능과 설정 방법

 

 

Outlook은 Microsoft office에 딸려 있는 프로그램 중 하나로, 쉽게 말하자면 여러 종류의 외부 메일을 하나로 끌어와 주는 역할을 하는 툴이다. 

 

아웃룩을 세팅하고 나면, 이렇게 추가한 모든 메일계정의 메일을 이 프로그램 하나에서 다 열어볼 수 있다. 안 열어본 받은편지함 갯수는 무시하자...

 

아웃룩에는 계정 추가 기능을 통해 수십 개의 메일 계정을 동기화시켜 둘 수 있고, 위와 같이 표시된 메일주소를 클릭함으로써 그 메일에 와 있는 메일들을 즉각 열어보거나 답장을 할 수 있다.  

그럼 아웃룩에 계정을 추가하는 방법을 알아보자(Microsoft 공식 지원 페이지의 설명 기준).

 

1. 파일-계정 추가를 선택한다.

이하 이미지 출처: https://support.microsoft.com/ko-kr/office/outlook%EC%97%90-%EC%A0%84%EC%9E%90-%EB%A9%94%EC%9D%BC-%EA%B3%84%EC%A0%95-%EC%B6%94%EA%B0%80-6e27792a-9267-4aa4-8bb6-c84ef146101b

 

2. 다음 표시 내용에 따라 추가하려는 이메일 주소와 비밀번호를 입력한다. (버전에 따라 표시사항이 다를 수 있음: 좌측은 Microsoft 365용 Outlook 및 Outlook 2016의 경우, 우측은 Outlook 2013/2010 등 구버전의 경우)

 

 

3. '마침'을 클릭하면 아웃룩에서 자동으로 대상 이메일 계정의 메일을 불러와 동기화하기 시작한다.  메일량이 많을수록 동기화가 오래걸리니, 가급적이면 계정을 사용하기 시작했을 때 미리 연동해 두는 것이 좋다.

 

이하는 아웃룩을 사용하면서 알아두면 좋을 기본적인 아웃룩 꿀팁들이다.

 

 

마이크로소프트 아웃룩 내에서 폴더 생성하기

 

아웃룩과 기존 메일계정의 연동이 일단 성공했다면, 업무상 필요에 따라 메일을 분류하기 위해 폴더를 설정해 두면 편리하다.

 

좌측의 메뉴에서 '받은편지함'이나 기타 본인이 폴더 생성을 원하는 위치에 오른쪽 버튼을 클릭하면 아래와 같이 드롭다운 메뉴가 나타나고, 이 중 '새 폴더' 메뉴를 이용해 윈도우즈 탐색기에서 폴더를 생성하듯 쉽게 폴더를 생성할 수 있다.  물론, 윈도우즈 탐색기 내 폴더를 복사하거나 이동할 때처럼 이 메뉴를 통해 폴더를 이리저리 복사하거나 이동할 수도 있다.

 

 

 

Outlook 서명 설정하기

 

일단 새 전자 메일을 열어보자.

다음과 같이 새 메일을 쓸 수 있는 팝업이 뜬다.

상단의 '서명'을 클릭한다.

서명 창이 뜨면 '새로 만들기'를 눌러 새로운 서명을 생성한다.

이 방법으로 서명의 종류를 구분해 여러 종류의 서명을 지정할 수 있다.

서명의 이름을 설정하고,

아래의 서명 편집란에 서명의 내용을 기재한 후 '저장'을 눌러주면 된다.

그 후 새 메일 발송시나 회신시에 어떤 서명을 자동으로 삽입할 것인지 선택할 수 있다.

 

아웃룩 내의 메일체인을 파일로 꺼내기

 

아웃룩은 아예 메일체인 자체를 파일로 만들어 꺼내는 기능을 지원한다.  이 경우 해당 메일체인은 .eml 이라는 확장자를 가진 아웃룩을 통해 열 수 있는 파일로 추출된다.

 

방법도 간단하다. 아웃룩 메인화면에 있는 꺼내려고 하는 메일체인을 드래그 앤 드랍으로 저장하려는 위치에 꺼내놓기만 하면 된다.

 

 

 

 

 

번외 꿀팁: 일반 메일에서 메일 체인을 파일로 저장하는 법

 

일반 메일의 경우 대개 아웃룩처럼 드래그 앤 드랍으로 메일체인을 파일로 저장하는 기능을 지원하지 않는다.

 

이 경우, 해당 메일체인을 PDF화하여 추출하는 방법을 사용할 수 있다.

 

지메일을 기준으로 설명해 보자면, 대개의 메일 시스템에는 메일을 직접 출력하는 '인쇄'기능을 지원한다.

인쇄버튼을 누르면 이를 PDF 형태로 인쇄해 주는 메뉴를 선택할 수 있다.

이렇게 하면 메일을 PDF 형태로 저장해 추출할 수 있다.

 

다만, 이는 어디까지나 이메일 체인을 의미하는 eml 파일형식이 아니라 pdf 형식이기 때문에, 실제로 메일체인인지 아니면 후발적으로 이어 붙힌 pdf 파일인지 구분할 수 없다는 단점이 있다.  따라서 이메일 체인을 저장하는 가장 적절한 방식은 역시 아웃룩을 이용해 메일체인 자체를 파일로 추출하는 것이다.