업무 팁 - 이메일 매너 개론 2

 

자, 2탄을 개시하기 전에 지난 번 숙지했던 내용들을 복습해 보자.

 

첫째, 내가 상대방에게 관심이 있다는 것을 보여주기 위해 상대방의 이름과 직위를 메일 서두에 쓴다.

둘째, 개인적인 대화를 나누기 전에 일단 어떤 용건으로 연락했는지 명시한다.

셋째, 요청을 하는 입장이라면 공손하게, 단 취지는 명확하게 전달한다.

 

오늘은 위의 내용 후에 형식적으로 이메일 매너, 이메일 업무에서 갖춰야 할 몇 가지 포인트들과 이를 통해 이메일 쓰는 법을 짚어 보도록 하겠다.

 

 

회신을 할 때는 전체회신으로

이메일을 쓰다 보면 가끔 전체회신이라는 기능 자체가 무엇인지 아예 모르는 듯한 사람들을 만날 때가 있다.  모든 종류의 메일 시스템에는 (당연히)직접 발신인은 물론 주소창에 입력된 모든 사람에게 한 번에 회신하는 전체회신 기능이 있다.

 

전체회신이란 나에게 직접 메일을 보낸 발신인 1인 뿐만 아니라 다른 수신인, 참조인들에게 전부 메일을 회신하는 기능이다.  왜 이 기능을 써야 하느냐면, 애초에 수신인과 참조인으로 포함된 사람들은 다 이유가 있어서 공동수신인과 참조인으로 포함되어 있는 것이기 때문이다. 

 

그 사람들이 이 이메일이 오고간 내역을 알 필요가 없다면, 상대방이 굳이 번거롭게 그 수많은 이메일 주소를 수신인과 참조인란에 써 넣었을까? 조금만 생각해 봐도 당연한 일이다. 

 

그럼에도 불구하고 그냥 단독회신을 할 경우, 상대방은 다시 이 이메일이 오고간 내역을 알려 주기 위해 나머지 참조인과 수신인들에게 별도로 메일을 전달해야 한다. 

 

이건 때에 따라 상대방의 의지를 무시하는 대단히 무례한 행위가 될 수 있다.  수신인과 참조인이 잔뜩 달려 있는데 굳이 굳이 단독회신을 하는 것은 '네가 이 메일을 누구에게 알리고 싶은지는 관심 없고 필요하면 네가 알아서 재전달을 하든지 해라'라는 태도로 비춰질 수 있기 때문이다.

 

물론, 상대방의 실수를 넌지시 일깨워 줄 때 등 단독회신으로 처리해야 하는 경우는 분명히 있다. 

 

하지만 그 외의 경우, 상대방이 수신인과 참조인을 주소란에 넣은 것은 기본적으로 공적인 의사소통은 이 모든 사람들이 있는 자리에서 진행되었으면 좋겠다는 의사표시이다. 

 

당신이 얼마나 갑질을 해도 좋은 위치인지는 모르겠지만, 설령 그런 위치에 있다고 하더라도 전체회신 대신 일반 회신 버튼을 쓴다는 별 것 아닌 행위로 쓸데없이 매너 없는 사람으로 보일 필요까지는 없을 것이다.

 

서명을 잘 활용하자

 

서명이 없거나, 서명에 공적인 연락처 등 정보 외에 이상한 글귀 따위를 넣는 사람들이 있다.

 

기억하자. 우리가 지금 알아보고 있는 이메일은 비즈니스 미팅을 메일 형태로 대체하는 자리라고 생각해야 한다. 

 

비즈니스 미팅 자리에 가서 명함에 낙서를 해서 상대방에게 건네거나, 있는 명함을 굳이 숨기고 주지 않는 행위는 상상할 수 없듯이 이메일에서도 마찬가지이다. 

 

상대방이 물론 바쁘지 않은 사람일 수도 있지만, 우리는 기본적으로 상대방이 바쁜 사람이고 그래서 이메일 하나하나를 유심히 읽어 볼 여력이 충분하지 않다고 가정해야 한다.  거지같이 쓴 이메일은 이메일을 정성들여 읽어 볼 가치가 없는 것처럼 보이게 하고, 출처가 불분명한 이메일도 마찬가지이다.

물론 당신이 계속해서 상대방과 몇 년간 메일을 주고 받은 사이라고 해도 그렇다.  어쨌든 이메일에는 기본적으로 얼굴이 나오지 않고, 심지어는 상대방의 메일 주소록에 당신의 동명이인이 있을 수도 있다.  

 

자신의 상태, 자신이 누구인지를 명확히 밝히는 건 상대방에 대한 배려의 일환이다.  그렇다고 메일을 쓸 때마다 자기소개말을 쓸 수는 없으니 쓰는 것이 서명이라고 생각하면 된다.  

대부분의 회사는 메일을 쓸 때 사용하도록 하는 서명 양식이 있는데, 그러한 양식이 있다면 그 양식을 쓰면 되고, 그런 양식이 따로 없다면 내 생각에는 적어도 아래의 정보 정도는 서명에 포함되어야 할 것 같다.

 

(이름) (직급)
(소속팀) (회사명)
(핸드폰 번호) (유선전화 번호) (이메일 주소)

 

첨부를 잘 확인하는 습관

이메일에는 그렇지 않을 때도 많지만 업무상 문서 등이 첨부되는 경우가 많다.

 

이런 업무상 문서는 무척 중요한 자료일 때가 많고, 다른 사람에게 공개되면 안 되는 경우도 많다.  예를 들어 계약서를 협상하면서 팀 내부적으로 한 문서에서 의견을 교환하는 메모를 문서에 기재해 주고 받았는데, 메일 체인을 착각해 이 문서를 그대로 상대방에게 전달했다고 생각해 보자. 

 

뻘쭘한 것은 둘째치고 이는 팀 내부 문서여서 협상을 위해 필요한 내부적 정보들이 들어있을 수도 있으므로 대형사고가 터질 수 있는 것이다.

 

항상 이메일을 보낼 때에는 다음 3가지 단계를 거친다고 생각하면 좋다.

(1) 수신인, 참조인 정리

(2) 메일 본문 정리

(3) 첨부 파일 첨부 여부 확인