업무 팁 - 이메일 매너 개론-1

 

 

 

우리는 업무를 하기 위해서 수많은 전화를 하고, 수많은 문자를 하고, 수많은 이메일을 한다.

그렇지만 어느 누구도 전화를 하는 방법이나 문자를 하는 방법, 이메일을 쓰는 방법을 알려주지 않는다. 왜냐하면 그것들은 모두 결국 '대화를 하기 위한 방법'인데, 어쨌든 회사에 입사할 정도의 사회성을 갖춘 사람이라면 대화를 하는 방법까지 미주알고주알 가르쳐 줄 필요는 없다고 모두가 생각하기 때문이다.

 

하지만 과연 그럴까? 전화통화야 그렇다고 치더라도, 이메일이나 문자는 자신의 의사 표현을 정제할 시간이 충분히 있는 소통수단이고, 특히 그렇게 이루어진 소통의 기록이 나중에 누구든 볼 수 있게 저장되는 수단이기도 하다.

 

내가 쓴 말들이 어떻게 저장되는지 크게 중요하지 않고, 나중에 나에게나 상대에게나 불리하게 작용될 증거가 되지 않는다고 확신한다면 이메일을 잘 쓸 필요는 없다.  이메일이 일반적인 대화와 가장 크게 다른 것은 그것이 용이하게 분류되고 보존될 수 있다는 점인데, 누가 그 이메일을 나중에 들여다 봐도, 보존되어도 상관 없다면야 이메일을 쓰는 방법 따위를 신경 쓸 필요는 없다.

 

그러나 그렇지 않다면 이메일 쓰는 방법은 무척 중요하다.  특히, 사람들은 이메일을 전화통화나 문자메시지보다 공식적인 소통 수단이라고 여기며, 실제로 이메일 형태로 공문을 발신하는 경우도 점점 많아지고 있다. 이메일 매너도 그런 측면에서 중요하다.  결국 이메일 쓰는 방법=이메일 매너이다.

 

잘 쓴 이메일은 쉽게 신뢰를 얻기 위한 수단이다

그렇게 공식적인 문서를 쓰는데 형식을 갖추지 않고 쓴다면, 그 내용은 둘째치고 상대방으로부터 '이 이메일을 쓴 사람은 최소한의 형식 갖출 줄도 모르는 사람이군'이라는 오해를 받을 수 있다.

 

꼰대같은 발상이라고 생각할 수 있지만, 꼰대여서가 아니라 인간의 사회를 이루는 기본 예의라는 것이 원래가 다 그런 식이다.  당신이 아무리 선량하고 똑똑한 사람이어도, 중요한 업무상 미팅에서 상대방을 처음 만나게 됐는데 떡지고 헝클어진 머리에 슬리퍼를 신고 냄새 나는 헌 옷을 입고 나갔다면 상대로부터의 신뢰를 잃기 십상이다.  그리고 그렇게 잃어버린 신뢰를 다시 되찾는 데에는 엄청난 추가적 노력이 필요할 것이다.  애초에 당신이 머리를 한 번 빗고 옷장을 한 번만 뒤져봤으면 안 해도 됐을 불필요한 수고들 말이다.

 

그래서 이메일을 최소한의 형식에 갖추어 정치하게 쓰는 것은, 상대방의 기초적인 신뢰를 얻는 데 중요함은 물론 당신에 대한 상대방의 평가를 호전시키는 데 일조하는 중요한 상식이다.

그렇다면 이메일에서 지켜야 할 가장 기본적인 형식은 무엇일까?

 

상대방의 직위를 부르고, 자신의 소개를 우선 해라

상대방의 직위를 부르는 게 왜 중요한지 의문스러울 수 있다.  우리 나라 사회에서 내가 상대방에 관한 기초적인 정보를 잘 기억하고 있다는 것을 보여주는 것은 어쨌든 내가 상대방을 중요하게 생각하고 있다는 사실을 보여준다.   

 

누군가 이름을 잘못 부르면 기분 나쁘듯이, 내 기본적인 정보를 이미 알려줬는데도 불구하고 순식간에 까먹고 아무렇게나 자신을 부르는 것을 좋아하는 사람은 없다.

따라서 이메일의 시작에는 가급적 상대방의 직위와 이름을 부르면서 자신이 상대방을 잘 기억하고 있다는 점을 보여주도록 하자.

 

그리고 처음 보내는 이메일이라면, 상대방은 내 이메일 주소를 잘 모르고 있을 가능성도 있다. 그러니 상대방을 부르면서 동시에 자기 소개도 해 주는 편이 좋다.  예컨대 이런 식이다.

 

김철수 과장님, 안녕하세요.
어제 Project Tistory 관련 미팅에서 처음 인사 드렸던 박영수입니다. 

 

이렇게 함으로써 다짜고짜 용건을 말하는 경우보다는 내가 상대방을 잘 기억해 주고 있다는 점을 어필할 수 있다.

 

불필요한 개인적 사담은 자제해라

바로 용건으로 직설적으로 들어가는 것은 무례하다고 생각해서 쓸데 없는 인사말이나 잡담을 이메일에 구구절절 남기는 사람들이 있다.

 

개인적으로도 친한 사이라면 상관 없다고 생각할 수도 있지만, 어쨌든 그래도 적절하지는 않다.  이메일이란 업무상 공적 기록을 남기는 수단으로 나중에 그 대화 내역을 누구든 볼 수 있다는 점을 항상 기억하자.  

사담을 통해 친분을 쌓는 것은 전화통화나 직접 만난 자리에서 해도 족하다.  굳이 공적 기록으로 사담을 남겨둘 필요가 없다.  차라리 인사 후 직접적으로 용건에 관해 이야기하는 것이 서로의 시간을 절약하는 길이다.  

공적 업무를 하기 위해 이메일을 열었는데 지리멸렬한 사담이 이어지면 무슨 내용인가 싶어 그걸 또 줄줄 읽어봐야 하니 상대방의 짜증을 오히려 돋굴 수도 있다는 점을 명시해야 한다.

 

김철수 과장님, 안녕하세요.
어제 Project Tistory 관련 미팅에서 처음 인사 드렸던 박영수입니다. 
다름이 아니라, 미팅 자리에서 말씀 나눴던 자료 제공과 관련하여 긴히 협의 드릴 일이 있어 연락 드리게 되었습니다.

 

요청을 하는 입장이라면 공손하게 하되 취지를 명확하게 전달해라

요청을 해야 하는 입장이라면 당연히 공손한 톤을 유지해야 한다.  뭔가를 요청하면서 다짜고짜 'ㅇㅇ일까지 제공해 주시기 바랍니다'라든가, 'ㅇㅇ를 제공해 주십시오'라고 한다면, 상대방은 주기야 줘야 하겠지만 싸가지가 없는 요청자라고 생각할 가능성이 높다.   단순히 '약해 보이지 않기 위해서' 강한 어투를 유지하는 사람들도 있지만, 정말 완벽한 갑을관계가 아니라면 강한 톤을 유지하는 것이 과연 상대방의 협조를 얻어내는 데 유의미한 도움이 되는지에 대한 상관관계를 입증한 연구는 아직 없다.  오히려 인간관계의 일반론으로는 예의 바르고 공손한 부탁이 대개의 경우에는 효과가 좋다. 물론 그래도 효과가 없다면 강한 어투로 전환해야 할 수도 있겠지만 말이다.

 

김철수 과장님, 안녕하세요.
어제 Project Tistory 관련 미팅에서 처음 인사 드렸던 박영수입니다. 
다름이 아니라, 미팅 자리에서 말씀 나눴던 자료 제공과 관련하여 긴히 협의 드릴 일이 있어 연락 드리게 되었습니다.
대단히 송구하오나, 현재 COVID-19 사태로 인해 현업 팀이 말씀하신 시한까지 요청하신 자료를 완전히 구비하기는 곤란할 것 같다고 합니다.

 

이와 같이 변명을 댈 때 또 유의해야 할 점이 몇 가지 있다.

 

(1) 만약 상대방의 요청을 바로 들어주기 어렵거나 종국적으로 들어줄 수 없다면 그냥 안 된다고 하지말고 가급적 공개할 수 있는 선에서 설명을 하는 편이 좋다.  별다른 이유가 없다면, 적어도 상대방이 납득할 만한 합리적인 핑계라도 대는 것이 좋다.  당연한 얘기가 아닌가 싶을 수도 있겠지만 의외로 그냥 별로 고민 없이 안 된다고 하는 사람들이 생각보다 많다.  이런 태도는 상대방이 나를 굉장히 불성실하고 대충 일하는 사람인 것처럼 생각하게 한다. 

 

(2) 안 되는 이유를 들어야 한다면 가급적 외부의 객관적 사정을 이유로 드는 편이 좋다.  주관적인 사정(팀원이 결원 상태이다, 다른 프로젝트를 병행하여 진행 중이다)을 들 경우 상대방으로서는 그걸 내가 왜 양해해 줘야 하냐 식으로 나올 수 있고, 특히 뭔가 다른 일을 병행하고 있어서 즉각적 대응이 어렵다는 식의 핑계는 '내 일은 중요하지 않다는 것이냐' 식으로 받아들여질 수 있으니 유의해야 한다.

 

(3) 확정적으로 '안 된다'라고 말하기보다는 '곤란하다'라거나 '어렵다' 또는 '~할 위험성이 있다' 식의 유보적인 표현을 쓰는 편이 낫다.  안 된다라고 단정하는 것은 상대방으로서는 왜 그렇게 해보지도 않고 부정적으로 단정하냐 식으로 또 공격을 받을 여지를 주기 때문이다.